イベントを開催したい人がやらなくてはいけないこと。＠it_s_you_

Posted on 2015年12月23日

TINY 12.27.10:30-OPEN!!

１２月２７日に私が主催するイベントTINY ZINEが開催されます☆

↓イベントの詳細はこちらをみてね！↓

http://www.nylon.jp/blog/maria/?p=6107

いつもはイベントの表面的な部分ばかり書いているので今回はTINYの目には見えない部分を紹介しようと思います。ずばり、イベントを開催するというこはどういうことか。この記事を読んでいる方にも人を集めてイベントを開催してみたい！という人がいると思い、今回は舞台の裏側を書こうと思います。私もまだまだ一流とはいえないですが、今後イベントを開催したい方へ書こうと思います。

イベント準備は９か月前からスタート

TINY自体12/27の一日にしかありませんが、ではこのイベントがいつから準備を始めているのでしょうか。既に案の段階ではシーズン2のあたりからいろいろ考えているのですが、物件だったり、規約も修正したりと、大体９か月前くらいから準備が行われています。今回も場所はフロアだけの変更だったりするのですが、実はいろいろ見て回ってます笑（結果もとに戻る）より良い環境がないか、予算と相談しながら、物件の担当者さんとお会いし、出来ること、出来ないことを聞いたりしています。

表には見えない仕事がたくさん！

予算組、ディスプレイ、レイアウト構成、参加者管理、金額管理、ボランティアスタッフの指示資料グラフィック、発注業務、宣伝、etcetc….イベントひとつするのに、人には目にはみえない業務がたくさんあります。

基本はやはり、運営管理です。私の場合３０名近くの人数を管理していますが、要望や、締切など、が一番管理において難しい部分です。見落としのないように改善をたくさん考える必要がありますね。常にメモしておくことが大事です。後でメモしようとすると絶対に見落とします＾＾；

そしてお金の管理。イベントをプラスにするアイディアや発想ならいくらでも出てくるけど、それをひとつひとつクリアするには時間も、お金も必要です。TINYは基本TINYからでる料金でしか運営しません。サービスは大事ですが、マイナスになってしまっては次のイベントが出来ない。予算もみつつ、レシートも管理。また、参加費を予算に見ている場合は注意が必要。見えないお金の部分は切り捨ても大事です。無理のない出来る範囲のイベントをしていくのが赤字なしにできると思います。

やってみえるたくさんの出来事

参加者さんにも迷惑をかけている部分もあるのだろうなと思いつつ、みんなでできたTINYは自分の創造しない形式で作られています。それが個人的に楽しいです。イベントは決して自分の色には染まらない。参加者さんの個性と色で変化していく。割と自分勝手なイベントではありますが、それでも、参加してくださる参加者さんがいてくださったり、ボランティアスタッフに応募してくださる方がいるのは実は驚きだったりします笑

そしてなによりもイベントは一人ではできないという事です。たくさんの人からサポートを受け、すてきなイベントが出来上がっています。日々感謝しながらイベントをやっています。

イベントを主催して一番嬉しい出来事は？

個人的にいつもとても嬉しいと思うことは、イベントをひとつ終わらせた達成感よりも、次回の参加者を募集して、再び応募してくださる、参加者さんやスタッフさんがいてくれることです。

イベントを終了させる達成感は自己満足に過ぎませんが、また応募してくださる

ということはなによりも直感的によかったと言っているような気がします。謝謝☆もちろんイベントに参加して、嫌になってしまう人もいるとは思いますが、イベントに参加してなにかしら感じてくれたことは、マイナスの部分でも個人的には考えてくれた一つの点として嬉しいことだし、すこしずつたくさんの人がまた参加したいと思えるようなイベントになれば良いなと思って努力中です。

よく創作者の友達に「得にならない本当ならやらなくてもよいことを貴方はやっている」といわれますが、個人的には自分の作品を作るのも好きだけど、自分のまわりでたくさんの予想もつかないものが作られている環境が面白いと思うタイプのようです。

イベントプロデュースを夢としているわけでもなく、私の場合、もっと面白いことが起きてほしいという気持ちでやっています。その方が多少のリスクは気になりませんから。（セーブをかける部分はセーブをちゃんとかけますよ！）

しかしまだまだ交流を一つのメッセージとして取り入れている割にはまだ改善できてなかったり、いろいろありますからこれからTINYがどんな形になっていくのか、個人的に楽しみながらたくさんの努力をしていきたいです。